แนวคิดและความหมาย
Laudon
and Ladon ได้ให้คำจำกัดความว่า ระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารทรัพยากรมนุษย์ หมายถึง ระบบที่ใช้สนับสนุนการทำงานภายใต้กิจกรรมด้านต่าง ๆ ของการบริหารทรัพยากรมนุษย์ เช่น การนำเสนอข้อมูลของลูกจ้างที่มีความสามารถ การจัดเก็บข้อมูลของลูกจ้างที่มีอยู่ในปัจจุบัน เป็นต้น
O’brien ได้ให้คำจำกัดความว่า ระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารทรัพยากรมนุษย์ หมายถึง ระบบที่ถูกออกแบบเพื่อใช้สนับสนุนงานด้านต่าง ๆ ดังต่อไปนี้
1. การวางแผนความต้องการด้านทรัพยากรมนุษย์ของธุรกิจ
2. การพัฒนาลูกจ้างให้สามารถทำงานได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ
3. การควบคุมนโยบายตลอดจนแผนงานด้านการบริหารทรัพยากรมนุษย์
การบริหารทรัพยากรมนุษย์ ( Human Resource Management)
1. แนวคิดและความหมาย
สุวิมล สิริทรัพย์ไพบูลย์ ได้ให้คำจำกัดความของ การบริหารงานบุคคล ไว้ว่าเป็นกระบวนการในการสรรหา คัดเลือก และบรรจุบุคคลที่เหมาะสมเข้าทำงานในองค์การในจำนวนที่เพียงพอและเหมาะสม รวมทั้งการบำรุงรักษา ด้วยการเพิ่มพูนความรู้ความสามารถให้ทันสมัยอยู่เสมอ
การบริหารทรัพยากรมนุษย์ หมายถึง การนำหลักการบริหารงานบุคคล มาใช้เชื่อมโยงกับความสัมพันธ์ของการดำเนินงาน และพฤติกรรมของบุคคลในองค์การ เน้นที่การพัฒนาบุคคล และการจัดการด้านศักยภาพของบุคคลที่เกิดจากประสบการณ์ เพื่อนำไปสู่ความสำเร็จขององค์การ
2. หลักการบริหารทรัพยากรมนุษย์
2.1 หลักความรู้ บุคคลทุกคนที่เข้ามาปฏิบัติหน้าที่ในองค์การ จะต้องศึกษาหาความรู้เพิ่มเติมอยู่เสมอ หากผู้ใดพัฒนาตนเอง ผู้นั้นจะมีโอกาสเจริญก้าวหน้าในตำแหน่งหน้าที่
2.2 หลักความสามารถ บุคคลใดทีมีความสามารถสร้างผลงานที่มีมูลค่าสูงสุด บุคคลนั้นจะมีมูลค่าสูงสุดด้วย ซึ่งจะต้องพัฒนาบุคคลนั้น โดยการจัดฝึกอบรมให้อย่างเต็มที่
2.3 หลักความมั่นคง ต้องทำให้บุคลากรเป็นผู้มีความมั่นคงในงานอาชีพ โดยมีการวางแผนอัตรากำลังคน การวางแผนพัฒนางานอาชีพ เพื่อให้บุคลากรเกิดความรู้สึกภาคภูมิใจในความรู้และความสามารถของตน
2.4 หลักความเป็นกลางทางการเมือง บางครั้ง ที่องค์การมีผู้มีอิทธิพลและมีตำแหน่งสูงว่าผู้อื่น ก็อาจส่งผลให้บุคลากรรายอื่นไม่สามารถปฏิบัติหน้าที่ได้อย่างเต็มความสามารถ ส่งผลให้องค์การเกิดภารกิจด้านการบริหารทรัพยากรมนุษย์ทั้ง 4 ด้าน ดังนี้
2.4.1 การสรรหา คือ การเสาะแสวงหาบุคคลผู้ที่มีความรู้ และความสามารถที่เหมาะสมกับงาน โดยทำได้ 2 รูปแบบ คือ การสรรหาบุคลากรจากภายในและภายนอกองค์การ
2.4.2 การพัฒนา คือ การส่งเสริมให้บุคลากรมีความรู้ความสามารถ ทัศนคติ และประสบการณ์เพิ่มเติม ทั้งในรูปการฝึกอบรม การศึกษา และการพัฒนาอาชีพ
2.4.3 การธำรงรักษา คือ ความพยายามขององค์การที่ทำให้บุคลากรมีความพึงพอใจในการทำงาน สร้างบรรยากาศให้บุคลากรมีขวัญและกำลังใจในการปฏิบัติงาน
2.4.4 การใช้ประโยชน์ คือ การใช้บุคลากรให้เหมาะสมกับงาน เพื่อให้องค์การได้รับประโยชน์สูงสุด
3. ประโยชน์ที่คาดว่าจะได้รับ
1. ผู้บริหารสามารถเพิ่มขีดความสามารถด้านการวางแผนทรัพยากรมนุษย์
2. ผู้บริหารสามารถจัดสรรบุคคลให้เหมาะสมกับงาน
3. บุคลากรได้รับการพัฒนาตนเอง
4. บุคลากรทำงานได้เต็มศักยภาพ และมีความพอใจกับผลงานที่ได้รับ
5. บุคลากรได้รับการปรับปรุงคุณภาพชีวิต และสภาพการทำงานที่ดีขึ้น
6. องค์กรบรรลุเป้าหมายในการทำงาน และดำเนินการได้อย่างต่อเนื่อง
7. องค์การมีโอกาสที่จะพัฒนาความร่วมมือและร่วมใจในการทำงาน
8. สังคมอยู่ได้อย่างสันติ
9. ประเทศชาติมีฐานะทางเศรษฐกิจที่ดีขึ้น
สารสนเทศเพื่อการบริหารทรัพยากรมนุษย์
1. แนวคิดและความหมาย
สารสนเทศเพื่อการบริหารทรัพยากรมนุษย์ หมายถึง สารสนเทศที่ได้จากการประมวลผลของระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารทรัพยากรมนุษย์ ซึ่งมักเกิดขึ้นซ้ำๆ เป็นวัฎจักร
2. การจำแนกประเภท
2.1 สารสนเทศเชิงปฏิบัติการ คือ สารสนเทศที่ได้จากการปฏิบัติงานด้านต่าง ๆ และมีการนำเสนอต่อผู้บริหารระดับล่าง ดังนี้
2.1.1 สารสนเทศด้านการคัดเลือก ประกอบด้วย ผลการสัมภาษณ์ผู้สมัครงาน รายชื่อผู้สมัครที่ผ่านการคัดเลือก และจดหมายแจ้งผลการสัมภาษณ์
2.1.2 สารสนเทศด้านการบรรจุเข้ารับตำแหน่งงาน ประกอบด้วย สถิติการเข้ามอบตัวของผู้ผ่านการคัดเลือก คำสั่งบรรจุและแต่งตั้งบุคลากร
2.1.3 สารสนเทศด้านประวัติบุคลากร ประกอบด้วย ประวัติส่วนตัวของบุคลากรและประวัติการทำงาน อาจถูกนำมาใช้สำหรับการวางแผนอัตรากำลังคน การสรรหา และพัฒนาบุคลากร
2.1.4 สารสนเทศด้านการประเมินผลการปฏิบัติงาน ประกอบด้วย ข้อมูลผลงานและผลการปฏิบัติงานของบุคลากรรายบุคคล มักถูกใช้สำหรับการพัฒนาบุคลากร การโยกย้ายงาน และเลื่อนตำแหน่ง
2.1.5 สารสนเทศด้านการจ่ายเงินเดือน ประกอบด้วย โครงสร้างเงินเดือน อัตราเงินเดือนของแต่ละบุคคล อัตราภาษีเงินได้ ถูกนำมาใช้สำหรับการควบคุมเงินเดือนจ่าย
2.2 สารสนเทศเชิงกลวิธี คือ สารสนเทศที่ได้รับจากการบริหารงานในด้านต่าง ๆ และมีการนำเสนอต่อผู้บริหารระดับกลาง ดังนี้
2.2.1 สารสนเทศด้านการสรรหา ประกอบด้วย แหล่งจัดหาแรงงาน ประวัติและคุณสมบัติของผู้สมัคร ตลอดจนการจัดพิมพ์จดหมายเรียกสัมภาษณ์ เพื่อใช้สำหรับการคัดเลือกบุคลากร
2.2.2 สารสนเทศด้านการวิเคราะห์งาน ประกอบด้วย คำพรรณนางานและคุณลักษณะเฉพาะงาน ซึ่งถูกนำมาใช้ในการควบคุมตำแหน่ง
2.2.3 สารสนเทศด้านการควบคุมตำแหน่ง ประกอบด้วย โครงสร้างตำแหน่งงาน ถูกนำมาใช้สำหรับการสรรหา การคัดเลือก และบรรจุเข้ารับตำแหน่งงาน
2.2.4 สารสนเทศด้านการสวัสดิการและผลประโยชน์ ประกอบด้วย รายงานค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับสวัสดิการ ค่าตอบแทนและเงินชดเชย ซึ่งถูกใช้สำหรับการคาดการณ์ถึงผลประโยชน์ที่ได้รับ
2.2.5 สารสนเทศด้านการพัฒนาและฝึกอบรม ประกอบด้วย แผนการฝึกอบรม รายชื่อหลักสูตร มักถูกใช้สำหรับการโยกย้ายงาน และการเลื่อนตำแหน่งงาน
2.3 สารสนเทศเชิงกลยุทธ์
2.3.1 สารสนเทศด้านการวางแผนอัตรากำลัง ประกอบด้วย แผนอัตรากำลังคนในระยะยาวและถูกนำมาใช้สำหรับการวางแผนความก้าวหน้าในอาชีพงานของบุคลากร
2.3.2 สารสนเทศด้านการเจรจาต่อรองแรงงาน เพื่อสร้างความสัมพันธ์อันดีระหว่างบุคลากรกับผู้บริหารระดับสูง และระหว่างบุคลากรกับบุคลากรด้วยกันเอง
กระบวนการทางธุรกิจของระบบสารสนเทศ
1.ระบบวางแผนอัตรากำลังคน มักถูกใช้เป็นเครื่องมือกำหนดความต้องการบุคลากรขององค์การ ในส่วนกระบวนการทางธุรกิจ เริ่มตั้งแต่ผู้บริหารระดับสูงทำการค้นคืนสารสนเทศจากภายในและภายนอกองค์การ หลังจากนั้น จึงทำการนำเข้าข้อมูลผ่านโปรแกรมการวางแผนกำลังคน และนำออกสารสนเทศในรูปแบบของแผนอัตราการวางกำลังคน จึงส่งแผนอัตรากำลังคนให้ผู้บริหารระดับกลางทำการวิเคราะห์งานต่อไป
2. ระบบวิเคราะห์งาน ครอบคลุมถึง กระบวนการด้านการวิเคราะห์งาน และการควบคุมตำแหน่งงาน ในส่วนกระบวนการทางธุรกิจ จะเริ่มตั้งแต่ผู้บริหารระดับกลางนำแผนอัตรากำลังคนมาทำการวิเคราะห์ เพื่อจำแนกประเภทของงานตามโครงสร้างและแผนกลยุทธ์ พร้อมทั้งจัดทำคำพรรณนางาน คุณลักษณะเฉพาะงาน เพื่อนำไปใช้ในการสรรหา คัดเลือก และบรรจุคนเข้าทำงาน
3. ระบบสรรหาและคัดเลือก ในส่วนกระบวนการทางธุรกิจของการสรรหา โดยการสร้างระบบเก็บรวบรวมผู้สมัครงานที่มีคุณสมบัติตรงกับคุณลักษณะเฉพาะงาน กระบวนการจะเริ่มตั้งแต่เจ้าหน้าที่สรรหาทำการรวบรวมข้อมูลจากภายในและภายนอกองค์การ เพื่อกำหนดตำแหน่งงานและคุณสมบัติของผู้สมัคร เมื่อผู้สมัครทำการยื่นใบสมัครที่บริษัทที่เชื่อมโยงกับโปรแกรมรับสมัครงาน ระบบจะจัดเก็บข้อมูล เพื่อคัดเลือกผู้สมัครที่เข้ารับการสัมภาษณ์ หลังจากนั้นจะออกจดหมายเรียกให้ผู้สมัครรับทราบ
4. ระบบบุคลากร ครอบคลุมถึงกระบวนการด้านการบรรจุเข้าทำงาน การทะเบียน ประวัติบุคลากร และการบันทึกเวลาเข้า – ออก ในส่วนการบวนการทางธุรกิจของระบบบุคลากร หลังจากผู้สมัครผ่านการคัดเลือกได้รับการแจ้งผลสัมภาษณ์แล้ว จะต้องเข้ามามอบตัวเข้าทำงาน เพื่อทำงานในตำแหน่งที่ตนสมัคร และบุคคลที่ได้รับการบรรจุเข้าทำงานต้องเข้าปฏิบัติงานในทุกวันทำการภายในช่วงเวลาที่กำหนด ซึ่งองค์การอาจเลือกใช้เทคโนโลยีรับเข้าข้อมูลของการบันทึกเวลาทำงาน เช่น เครื่องรูดบัตร เครื่องสแกนลายนิ้วมือ
5. ระบบจ่ายค่าจ้างและเงินเดือน จะมีการประมวลผลโปรแกรมเงินเดือน เพื่อคำนวณรายได้สุทธิหรือเงินเดือนจ่ายบุคลากร โดยใช้ข้อมูลอัตราเงินเดือนจากแฟ้มข้อมูลบุคลากร โปรแกรมจะทำการคำนวณตัวเลขเงินเดือนจ่ายประจำเดือน เพื่อนำส่งธนาคารให้ทำการโอนเงินเข้าบัญชีเงินฝากบุคลากรแต่ละคน และออกรายงานสรุปการจ่ายเงินเดือนแยกตามแผนกส่งให้ผู้บริหารเพื่อใช้ตรวจสอบและตัดสินใจ
6. ระบบประเมินผลการปฏิบัติงาน ครอบคลุมถึงกระบวนการด้านการประเมินผลการปฏิบัติงาน และการปรับเงินเดือน ตลอดจนนำข้อมูลสารสนเทศที่ได้มาเป็นข้อมูลนำเข้าของการพัฒนาและฝึกอบรม การเลื่อนขั้น หรือการโยกย้าย เช่น วิธีการใช้ตัวชี้วัดผลการดำเนินงาน ตลอดจนวิธีการวัดผลเชิงดุลยภาพ ในกระบวนการธุรกิจของระบบประเมินผลการปฏิบัติงาน เริ่มตั้งแต่เจ้าหน้าที่ใช้โปรแกรมประเมินผลการปฏิบัติงานรับเข้าข้อมูลบุคลากร การทำงาน ผลงาน เพื่อสร้างใบประเมินให้ผู้ประเมินทำการประเมินผู้ใต้บังคับบัญชา และส่งผลให้ผู้บริหารพิจารณาปรับเงินเดือน
7. ระบบพัฒนาและฝึกอบรม ครอบคลุมถึงกระบวนการในส่วนการจัดทำแผนการพัฒนา การฝึกอบรม และการดำเนินการฝึกอบรมบุคลากร โดยจะศึกษาข้อมูลจากการประเมินผลการปฏิบัติงาน การวิเคราะห์งานและตำแหน่งงาน เพื่อมาจัดทำแผนการฝึกอบรม ในส่วนกระบวนการทางธุรกิจของระบบการพัฒนาและฝึกอบรม จะเริ่มตั้งแต่มีการใช้โปรแกรมพัฒนาบุคลากร เพื่อจัดทำแผนการฝึกอบรมบุคลากร หลังจากการฝึกอบรมเสร็จแล้ว ระบบจะออกรายงานประเมินผลการฝึกอบรม รายงานค่าใช้จ่ายในการฝึกอบรม เพื่อนำเสนอต่อผู้บริหารใช้พิจารณาและตัดสินใจด้านการโยกย้ายงาน
8. ระบบสวัสดิการและผลประโยชน์ ครอบคลุมถึงกระบวนการวางแผนด้านผลประโยชน์ของบุคลากร และการจ่ายค่าสวัสดิการบุคลากร เพื่อเป็นการธำรงรักษาบุคลากรให้มีขวัญและกำลังใจในการทำงาน อาจอยู่ในรูปของค่ารักษาพยาบาล ค่าเล่าเรียนบุตร ค่าเครื่องแบบ และเงินให้กู้ เป็นต้น ในส่วนกระบวนการทางธุรกิจของระบบสวัสดิการและผลประโยชน์ จะเริ่มตั้งแต่ ผู้บริหารระดับกลางใช้โปรแกรมวางแผนผลประโยชน์เพื่อนำเข้าข้อมูล 2 ส่วน คือ ข้อมูลจากภายในและภายนอก โดยจะจัดเก็บไว้ที่แฟ้มข้อมูลผลประโยชน์ เพื่อให้บุคลากรสามารถเรียกดูและรับทราบผลประโยชน์ได้
เทคโนโลยีทางการบริหารทรัพยากรมนุษย์
1.โปรแกรมสำเร็จรูปด้านการบริหารทรัพยากรมนุษย์
คือ ซอฟต์แวร์เชิงพาณิชย์ที่วางขายอยู่ในตลาดซอฟต์แวร์ถูกพัฒนาขึ้นใช้เฉพาะกับงานด้านการบริหารทรัพยากรมนุษย์ จำเป็นต้องใช้ร่วมกับระบบจัดการฐานข้อมูล เพื่อสร้างระบบจัดเก็บที่มีประสิทธิภาพ แบ่งได้ 3ประเภท ดังนี้
1.1 โปรแกรมบันทึกเวลาการทำงาน อาศัยการทำงานร่วมกันของฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์ระบบการบันทึกเวลาการทำงาน เพื่อจัดการดูแลการปฏิบัติงานของบุคลากรตามหน้าที่ มีการเชื่อมโยงข้อมูลการบันทึกเวลาการทำงานเข้ากับโปรแกรมจ่ายเงินเดือน
1.2 โปรแกรมการจ่ายเงินเดือน มักเป็นการรวม 3 มอดูลเข้าด้วยกัน คือ มอดูลบุคลากร มอดูลการลางาน และมอดูลการจ่ายเงินเดือน รวมทั้งมอดูลการออกเอกสารและรายงาน
1.3 โปรแกรมการบริหารทุนด้านมนุษย์ ยกตัวอย่าง โปรแกรมพีเพิงซอฟต์เอ็นเตอร์ไพรส์ ของบริษัท ออราเคิล จำกัด ที่พัฒนาโปรแกรมบริหารทุนด้านมนุษย์ เช่น เว็บศูนย์รวมด้านทรัพยากรมนุษย์ การวางแผนอัตรากำลังคน การสรรหาผู้บริหารที่มีความสามารถ รวมทั้งบุคลากรทั่วไป
2. การใช้งานอินทราเน็ต
อินทราเน็ต คือ ระบบเครือข่ายที่ถูกสร้างขึ้นเพื่อใช้งานเฉพาะภายในองค์การ การพัฒนาอินทราเน็ตจะตั้งอยู่บนพื้นฐานของมาตรฐานผลิตภัณฑ์อินเทอร์เน็ต และเวิลด์ไวต์เว็บ เพื่อใช้เป็นเครื่องมือในการเข้าถึงข้อมูลและสารสนเทศขององค์การ
Laudon and Laudon ได้ยกตัวอย่างการใช้งานระบบประยุกต์ด้านอินทราเน็ต ดังนี้
1. การประชาสัมพันธ์ปฏิทินที่ระบุเหตุการณ์ต่าง ๆ ของบริษัท โดยบุคลากรจะสามารถดาวน์โหลดแบบฟอร์มลงทะเบียนการเข้าประชุม พร้อมทั้งส่งข้อมูลลงทะเบียนไปยังหน่วยงานที่รับผิดชอบระบบออนไลน์ได้
2. บุคลากรทำการประมวลผลตารางเวลาทำงาน ผ่านระบบอินทราเน็ตได้ด้วยตนเอง
3. บุคลากรใช้ระบบบริหารข้อมูลบุคลากรได้ด้วยตนเองผ่านระบบอินทราเน็ต
3. การบริหารทรัพยากรมนุษย์ทางอิเล็กทรอนิกส์
3.1 การจัดองค์กรรเสมือนจริง คือ รูปแบบองค์การที่มีการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศที่มีประสิทธิภาพและทันสมัย นิยมใช้ในงานด้านการบริหารทรัพยากรมนุษย์ที่ไม่ว่าบุคลากรจะอยู่ ณ ที่ใด ก็สามารถสื่อสารกันได้
วีดีทัศน์ นิยมใช้เนื่องจากประหยัดเวลาและต้นทุน
3.2 การสรรหาอิเล็กทรอนิกส์ คือ กระบวนการเสาะหา ทดสอบ และตัดสินใจสำหรับการว่าจ้างขององค์การผ่านเว็บไซต์บนอินเทอร์เน็ต ที่สามารถใช้โปรแกรมค้นหาใบประวัติส่วนตัว ประสบการณ์การศึกษาและการทำงาน นอกจากนี้ ในส่วนผู้สมัคร ก็จะได้รับประโยชน์ซึ่งมีการประกาศรับสมัครงานจำนวนมากบนเว็บไซต์ เช่น monster.com
3.3 เว็บศูนย์รวมด้านการบริหารทรัพยากรมนุษย์ ข้อได้เปรียบ คือ มีสารสนเทศจำนวนมากที่สามารถนำมาใช้ เช่น โปรแกรมค้นหา ดรรชนีการที่นำเสนอต่อสมาชิกของเว็บไซต์ และได้มีการรวมตัวของหลายบริษัท เพื่อสนับสนุนงานด้านการสรรหาผู้สมัครในตำแหน่งที่หาได้ยาก
3.4 การประเมินผลการปฏิบัติงานทางอิเล็กทรอนิกส์ โดยเจ้าหน้าที่ผู้ควบคุมงาน ซึ่งมีหน้าที่ประเมินผลผู้ใต้บังคับบัญชาบันทึกผลการประเมินลงแบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์ สารสนเทศที่ได้จากการประเมินจะสามารถใช้ในงานด้านตัดสินใจ เช่น การให้เงินรางวัลเพื่อสร้างแรงจูงใจ
3.5 การเรียนอิเล็กทรอนิกส์ คือ เทคโนโลยีหนึ่งที่นำมาใช้ในงานด้านการพัฒนาและฝึกอบรมบุคลากร เพื่ออธิบายคำสอนผ่านเทคโนโลยีดิจีทัล และเครือข่ายส่วนตัว
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น