วันศุกร์ที่ 17 สิงหาคม พ.ศ. 2555

สรุปบทที่ 9 ระบบสารสนเทศทางการบัญชี


แนวคิดและความหมาย
Romney and Steinbart (2003, p.2) ได้ให้คำจำกัดความไว้ว่า ระบบสารสนเทศทางการบัญชี
(Accounting information System : AIS) คือ ระบบการทำงานระบบหนึ่งซึ่งประกอบด้วย เทคโนโลยีสารสนเทศ ทรัพยากรมนุษย์ และนโยบายของบริษัทโดยเน้นถึงการใช้ข้อมูลทางการบัญชีที่เกิดจากการดำเนินกิจกรรมทางธุรกิจ เพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์หลัก ดังนี้
1. การเก็บรวบรวมและบันทึกรายการค้าของธุรกิจ
2. การประมวลผลข้อมูลเพื่อให้ได้สารสนเทศที่มีประโยชน์
3. การจัดให้มีการควบคุมข้อมูลของธุรกิจ
จากคำจำกัดความข้างต้น สามารถแบ่งประเภทของผู้ใช้สารสนเทศทางการบัญชีได้ 2 ประเภท คือ
ประเภทที่ 1 ผู้ใช้ภายในธุรกิจ ประกอบด้วยผู้ปฏิบัติงานในฝ่ายงานต่าง ๆ
ประเภทที่ 2 ผู้ใช้ภายนอกของธุรกิจ หรือผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทางธุรกิจ

การบัญชี
1. ความหมาย
จากแถลงการณ์แนวคิดทางการบัญชีข้อที่ 2 ของเอฟเอเอสบี (FASB, อ้างถึงใน พลพธู ปิยวรรณ และสุภาพร เชิงเอี่ยม, 2545, หน้า 54) ที่ระบุไว้ว่า การบัญชี คือ ระบบสารสนเทศระบบหนึ่ง ซึ่งมีหน้าที่เก็บรวบรวม บันทึกและจัดเก็บรายการค้า และเหตุการณ์ทางธุรกิจต่าง ๆ เพื่อใช้เป็นหลักฐานของสิ่งที่เกิดขึ้น พร้อมทั้งมีการนำเสนอสารสนเทศทางการบัญชีที่ใช้ประกอบการตัดสินใจของผู้บริหาร โดยกระบวนการทั่วไปของการจัดทำบัญชีมี 4 ขั้นตอน คือ
ขั้นตอนที่ 1 การจดบันทึก
ขั้นตอนที่ 2 การจำแนก
ขั้นตอนที่ 3 การสรุปผล
ขั้นตอนที่ 4 การวิเคราะห์และแปลความหมาย
2. การจำแนกประเภท
2.1 การบัญชีการเงิน คือ การจัดทำบัญชีที่อยู่ภายใต้วัฏจักรทางการเงิน โดยมีการสร้างระบบประมวลผลข้อมูลทางการบัญชีขั้นพื้นฐานของธุรกิจ เริ่มตั้งแต่ การจัดเก็บรวบรวมเอกสารขั้นต้น ซึ่งบรรจุรายการเปลี่ยนแปลงทางการค้า หลังจากนั้นทำการสรุปยอดคงเหลือในงบทดลองก่อนปรับปรุงรายการ เมื่อสิ้นงวดเวลาบัญชี ก็จะดำเนินการปรับปรุงรายการบัญชีบางประเภท หลังจากนั้นจัดทำงบกำไรขาดทุน พร้อมทั้งดำเนินการปิดบัญชีกำไรขาดทุนเข้าบัญชีทุนหรือส่วนของเจ้าของและทำการปรับงบทดลองหลังปิดบัญชี2.2 การบัญชีบริหาร คือ การนำข้อมูลบัญชีการเงินมาจัดทำการจัดรูปแบบและประมวลผล เพื่อให้ได้รายงานตามความต้องการของผู้ใช้ โดยส่วนใหญ่ มักอยู่ในรูปแบบรายงานผลการดำเนินงาน ซึ่งใช้วัดประสิทธิภาพการทำงานของแผนกงานต่าง ๆ
3. หลักการบัญชี
3.1 หลักการดำรงอยู่ของกิจการ วัตถุประสงค์ของการก่อตั้งกิจการ คือ การแสวงหากำไรจากการลงทุนภายในช่วงเวลาหนึ่ง นอกจากนี้ ในทางบัญชีอาจมีการตัดจ่ายการใช้สินทรัพย์ถาวรให้หมดไปจนสิ้นสุดอายุการใช้งาน
3.2 หลักความเป็นหน่วยงานของกิจการ ในการบันทึกบัญชีของธุรกิจ ควรแยกออกจากรายการบัญชีส่วนตัวของผู้เป็นเจ้าของธุรกิจ หากเจ้าของธุรกิจนำเงินสดมาลงทุนในกิจการจะต้องบันทึกบัญชีทุน หากเจ้าของธุรกิจเบิกเงินสดขากธุรกิจมาใช้จ่ายส่วนตัว จะต้องบันทึกบัญชีเบิกใช้ส่วนตัว
3.3 หลักงวดเวลาบัญชี สืบเนื่องจากธุรกิจมีการดำเนินงานอย่างต่อเนื่อง ในการทำบัญชีจึงต้องแบ่งงวดเวลาการดำเนินงานของธุรกิจออกเป็นช่วง ๆ โดยมีระยะเวลาที่เท่ากันในแต่ละงวดเวลาบัญชี เพื่อให้การบันทึกบัญชีสามารถดำเนินไปอย่างสม่ำเสมอ
3.4 หลักการจำแนกประเภทบัญชี
3.4.1 สินทรัพย์ หมายถึง ทรัพยากรที่อยู่ในความควบคุมของธุรกิจและสามารถใช้ไปในอนาคต สินทรัพย์บางชนิดอาจเกิดจากการแลกเปลี่ยนทรัพยากร เช่น การนำเงินสดไปซื้อสินค้า เป็นต้น
3.4.2 หนี้สิน หมายถึง ภารพผูกพันในปัจจุบันที่ส่งผลมาจากการกู้ยืมเงินในอดีต ซึ่งมีสัญญาว่าจะมีการชำระหนี้หรือภาระผูกพันนั้นในอนาคต
3.4.3 ส่วนของเจ้าของ หมายถึง จำนวนเงินลงทุนในธุรกิจอีกนัยหนึ่ง คือ ส่วนได้เสียคงเหลือในสินทรัพย์ของกิจการภายหลังจากที่มีการหักหนี้สินออกแล้ว
3.4.4 รายได้ หมายถึง ราคาสินค้าหรือบริการที่ขายได้ในระหว่างงวดเวลาบัญชี รวมถึงรายการกำไรที่แสดงให้เห็นถึงการเพิ่มขึ้นของผลประโยชน์เชิงเศรษฐกิจ ซึ่งอาจเกิดจากกิจกรรมตามปกติของกิจการหรือไม่ก็ได้
3.4.5 ค่าใช้จ่าย หมายถึง ต้นทุนของทรัพยากรที่ใช้ไปในการดำเนินงานของธุรกิจระหว่างงวดเวลาบัญชีรวมถึงรายการขาดทุน ที่แสดงถึงการลดลงของผลประโยชน์เชิงเศรษฐกิจ
3.5 หลักการบัญชีคู่ คือ การบันทึกรายการเปลี่ยนแปลงสองครั้ง หรือการอ้างอิงถึงตัวเลขทางการเงินของรายการค้าถึงสองครั้ง โดยครอบคลุมไปถึง การบันทึกบัญชีในสมุดรายวันและสมุดแยกประเภท ต้องบันทึกตามลำดับเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นก่อน-หลังเสมอ
3.6 หลักการใช้หน่วยเงินตรา ใช้เป็นสื่อกลางในการและเปลี่ยนสินค้าหรือบริการและยังใช้เป็นหน่วยวัดราคาอีกด้วย ในประเทศไทยจะใช้หน่วยเงินตราเป็นบาทและสตางค์
3.7 หลักการใช้หลักฐานอันเที่ยงธรรม หลักฐานนี้ คือ เอกสารขั้นต้น เช่น ใบเสร็จรับเงิน ใบส่งของ ใบกำกับสินค้าจากผู้ขาย เป็นต้น
3.8 หลักการรับรู้รายได้และค่าใช้จ่าย
3.8.1 เกณฑ์เงินสด ซึ่งจะถือว่า รายได้และค่าใช้จ่ายเกิดขึ้นและบันทึกบัญชีเมื่อมีการรับเงินสดเข้ากิจการหรือจ่ายเงินสดออกจากกิจการ
3.8.2 เกณฑ์คงค้าง ซึ่งจะถือว่า รายได้และค่าใช้จ่ายเกิดขึ้นและบันทึกบัญชีเมื่อมีธุรกรรมเกิดขึ้นแม้ว่าจะไม่มีการรับจ่ายเป็นเงินสด
3.9 หลักการจับคู่รายได้และค่าใช้จ่าย โดยมีการนำรายได้ที่เกิดขึ้นของงวดเวลาบัญชีนั้นทั้งหมดหักด้วยค่าใช้จ่ายที่ก่อให้เกิดรายได้นั้น จึงจะได้ตัวเลขกำไรขาดทุนที่แท้จริง
3.10 หลักการด้อยค่าของสินทรัพย์ โดยปกติของสินทรัพย์ที่มีอายุการใช้งานนานกว่า 1 ปีนั้น ควรมีการคิดค่าสึกหรอหรือค่าเสื่อมสภาพจากการใช้สินทรัพย์ภายในงวดเวลาบัญชีนั้น

สารสนเทศทางการบัญชี
1. แนวคิด
สารสนเทศทางการบัญชี คือ สารสนเทศที่ได้มาจากระบบสารสนเทศทางการบัญชี เช่น งบการเงินและรายงานภาษีมูลค่าเพิ่มที่นำเสนอต่อผู้ใช้งบการเงินและกรมสรรพากร และในส่วนการบัญชีบริหาร คือ รายงานการวิเคราะห์ต้นทุนต่าง ๆ รายงานงบประมาณ สารสนเทศที่ได้รับการประกันความถูกต้องเชื่อถือได้ จะก่อให้เกิดประโยชน์ต่อผู้ใช้สารสนเทศ ดังนี้
1. ช่วยให้ธุรกิจทราบกำไรขาดทุนที่แท้จริงของกิจการ
2. ช่วยให้ธุรกิจทราบฐานะทางการเงินของกิจการ
3. ช่วยเป็นเครื่องมือสนับสนุนการหาแหล่งเงินทุนของธุรกิจ
4. ช่วยเป็นเครื่องมือในการเสียภาษี
5. ช่วยในการวางแผนธุรกิจ
6. ช่วยในการปรับปรุงและพัฒนาธุรกิจให้เจริญก้าวหน้า
 2. การจำแนกประเภท
2.1 เอกสารทางการบัญชี คือ หลักฐานซึ่งอยู่ในรูปแบบของเอกสารที่ใช้บันทึกรายการบัญชี
2.2 รายงานทางการเงิน คือ รายงานซึ่งเป็นผลลัพธ์จากระบบสารสนเทศทางการบัญชีการเงิน
2.3 รายงานทางการบริหาร คือ รายงานซึ่งเป็นผลลัพธ์จากการนำสารสนเทศที่ได้จากงการเงิน มาทำการวิเคราะห์ทางการเงิน เพื่อให้ได้สารสนเทศที่นำมาใช้ตัดสินใจทางการดำเนินงานและการบริหาร

กระบวนการทางธุรกิจของระบบสารสนเทศ
 Hall (2004, p.9) ได้ระบุถึง การรวมตัวของระบบย่อยของระบบสารสนเทศทางการบัญชี ดังนี้
1. ระบบประมวลผลธุรกรรม คือ ระบบที่ใช้สนับสนุนการดำเนินงานทางธุรกิจประจำวัน ซึ่งข้อมูลจะถูกบรรจุอยู่ในเอกสาร
2. ระบบบัญชีแยกประเภทและรายงานการการเงิน คือ ระบบที่ใช้ผลิตรายงานทางการเงิน เช่น งบกำไรขาดทุน งบดุล งบกระแสเงินสด เป็นต้น
3. ระบบรายงานทางการบริหาร คือ ระบบที่ใช้ผลิตรายงานที่ใช้ภายในองค์การ

เทคโนโลยีทางการบัญชี
1. โปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชี คือ ซอฟต์แวร์เชิงพาณิชย์ประเภทหนึ่งที่วางขายอยู่ในตลาดซอฟต์แวร์ ถูกพัฒนาขึ้นใช้เฉพาะกับงานด้านการบัญชี และจำเป็นต้องใช้กับระบบจัดการฐานข้อมูล เพื่อสร้างระบบจัดเก็บข้อมูลทางการบัญชีที่มีประสิทธิภาพ
2. การนำเสนองบการเงินทางอินเทอร์เน็ต คือ คณะกรรมการตลาดหลักทรัพย์แห่งปะเทศสหรัฐอเมริกา ได้พัฒนาฐานข้อมูลเอดการ์ขึ้น เพื่อใช้เก็บรวบรวมรายงานทางการเงินของบริษัทที่จดทะเบียนในตลาดหลักทรัพย์ของประเทศสหรัฐอเมริกา ในรูปแบบที่เป็นข้อความ แต่ไม่สามารถนำรายงานทางการเงินของแต่ละบริษัทมาเปรียบเทียบกันได้
3. โปรแกรมการวางแผนทรัพยากรองค์การ คือ โปรแกรมสำเร็จรูปที่ถูกพัฒนาขึ้นภายใต้สภาพแวดล้อมการทำงานแบบลูกข่าย-แม่ข่าย โดยทำการเชื่อมโยงต่อกระบวนการทางธุรกิจภายในองค์การ ในส่วนการประมวลผลธุรกรรมของระบบสารสนเทศทางธุรกิจต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องโดยมีการใช้ฐานข้อมูลรวมขององค์การเพียงฐานข้อมูลเดียว ผู้ใช้สามารถเข้าถึงฐานข้อมูลได้ทันที พลพธู ปิยวรรณ และสุภาพร เชิงเอี่ยม (2545, หน้า 176)


ไม่มีความคิดเห็น:

แสดงความคิดเห็น