สรุปบทที่3 การพัฒนาระบบสารสนเทศ

การวางแผนระบบสารสนเทศ

 1.แนวคิด

                จากสภาพแวดล้อมธุรกิจปัจจุบันได้เกิดสภาวการณ์ของการแข่งขันในทางธุรกิจที่รุนแรงขึ้น ธุรกิจจึงได้นำข้อมูลและสารสนเทศ มาใช้เป็นอาวุธสำคัญสำหรับการกำหนดกลยุทธ์ทางการแข่งขันหรือการตอบโต้กับสภาพแวดล้อมทางธุรกิจ

2. กลยุทธ์ธุรกิจ

     2.1 ความหมาย  ณัฐพันธ์ เขจรนันทร์ และไพบูลย์ เกียรติโกมล ได้กล่าวไว้ว่าในอดีต กลยุทธ์จะหมายถึง ศาสตร์หรือศิลป์ที่ใช้ในการบังคับบัญชากองทัพ แต่ในเวลาต่อมามีการนำกลยุทธ์ไปใช้หลากหลายแนวทาง โดยเฉพาะในส่วนการดำเนินงานเชิงรุกของธุรกิจ

       2.2 การกำหนดกลยุทธ์ธุรกิจ Porter  ให้ความเห็นว่า ธุรกิจที่ประสบความสำเร็จต้องมีการส่งมอบสินค้าที่มีคุณภาพ หรือสินค้าที่มีราคาต่ำ หรือทั้งสองอย่างให้กับลูกค้า

3. กระบวนการวางแผน

         จำแนกกระบวนการวางแผนระบบสารสนเทศได้เป็น 5 ขั้นตอน คือ

                ขั้นตอนที่ 1 การกำหนดเป้าหมายและวัตถุประสงค์ ซึงถือเป็นแนวทางของการวางแผนเพื่อให้บุคลากรทุกฝ่ายงานสามารถเข้าใจได้ตรงกัน

                ขั้นตอนที่ 2 การวางแผนสิ่งแวดล้อม

                ขั้นตอนที่ 3 การจับประเด็นกลยุทธ์ เลือกทิศทางที่องค์การจะก้าวไปในอนาคตหรือในระยะยาว

                ขั้นตอนที่ 4 การกำหนดนโยบาย โดยใช้กลยุทธ์เป็นตัวบอกถึงทิศทางที่ธุรกิจดำเนินไป

                ขั้นตอนที่ 5 การกำหนดขั้นตอนการทำงาน เพื่อควบคุมการทำงานของผู้ปฏิบัติงาน

4. การวางแผนเชิงกลยุทธ์

                ขั้นตอนที่ 1 การกำหนดภาระหน้าที่ของหน่วยงานสารสนเทศ โดยการสร้างทีมงาน

                ขั้นตอนที่ 2 การประเมินสภาวะแวดล้อม โดยประเมินความเสี่ยง

                ขั้นตอนที่ 3 การกำหนดวัตถุประสงค์ ให้สอดคล้องกับวัตถุประสงค์ขององค์การ

                ขั้นตอนที่ 4 การกำหนดแนวทางกลยุทธ์ การใช้สารสนเทศระยะยาว

                ขั้นตอนที่ 5 การกำหนดนโยบายสารสนเทศ เป็นแนวทางการปฏิบัติงาน

                ขั้นตอนที่ 6 การสร้างแผนระยะยาวและระยะสั้น

                ขั้นตอนที่ 7 การดำเนินการตามแผนระยะสั้นและระยะยาวที่วางไว้

การเลือกใช้เทคโนโลยีสารสนเทศ

1. การประยุกต์ใช้เทคโนโลยีสารสนเทศในปัจจุบัน โดยมีจุดเน้นการใช้ทรัพยากรมนุษย์ให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด การใช้เทคโนโลยีภายใต้สำนักงานอัตโนมัติ เพื่อลดการสูญเสียทรัพยากรให้น้อยลงและก่อให้เกิดสภาพสำนักงานไร้กระดาษ  

2. แนวโน้มเทคโนโลยีสารสนเทศในอนาคต 

               Turban et al. (2006, p.27) ได้ระบุแนวโน้มของเทคโนโลยีสารสนเทศในอนาคต ดังนี้

       2.1 ชิป 

       2.2 หน่วยเก็บ 

       2.3 สภาพแวดล้อมเชิงอ็อบเจกต์ 

       2.4 เครื่องคอมพิวเตอร์ที่ซ่อมบำรุงด้วย

       2.5 คอมพิวเตอร์แบบควอนตัม 

       2.6 นาโนเทคโนโลยี 

 การได้มาซึ่งระบบสารสนเทศ

1.              การจัดซื้อซอฟต์แวร์เชิงพาณิชย์ 

2.              การใช้บริการภายนอก    

3.              การพัฒนาระบบขึ้นใช้งานในองค์การเอง องค์การจึงจำเป็นต้องจัดตั้งทีมงาน

                สรุปได้ว่า ภายในองค์การหรือห้างร้านที่เป็นธุรกิจขนาดเล็ก มีความต้องการด้านสารสนเทศที่เป็นมาตรฐานเดียวกัน แต่ในองค์การขนาดใหญ่ที่มีลักษณะเฉพาะและความต้องการข้อมูลมักเปลี่ยนแปลงเสมอ อาจเลือกใช้แนวทางการใช้บริการภายนอกหรือการพัฒนาระบบขึ้นใช้งานเองภายในองค์การ กระบวนการพัฒนาระบบ โดยทั่วไปนิยมใช้ 2 รูปแบบ คือ รูปแบบวัฏจักรการพัฒนาระบบ และรูปแบบวิศวกรรมสารสนเทศ

การพัฒนาระบบ

                คือ แนวทางการได้มาซึ่งระบบสารสนเทศ เพื่อใช้ในองค์การ อาจใช้เงินลงทุนและช่วงเวลาในการพัฒนาระบบค่อนข้างสูงต้องสร้างทีมงานพัฒนาระบบขึ้น

  1. ระเบียบวิธีพัฒนาระบบ บางองค์การต้องการเพียงแค่ปรับปรุงระบบเดิม แต่บางองค์การต้องการพัฒนาระบบสารสนเทศขึ้นมาใหม่

  2. วัฏจักรการพัฒนาระบบ

                คือ ขั้นตอนหรือกระบวนการที่ใช้ในการพัฒนาระบบประยุกต์ใช้งานทางคอมพิวเตอร์ทั่วไปที่มักนิยมใช้แบบจำลองน้ำตก โดย เชลลี, แคชแมน และโรเซนแบลทท์ (Shelly, Cashman and Rosenblatt,2546, p.19)

 3. วิศวกรรมสารสนเทศ (Information Engineering : IE) โดยมักนำมาใช้ร่วมกับวิธีการพัฒนาระบบจากบนลงล่าง

 4. ปัจจัยที่ส่งผลกระทบต่อการพัฒนาระบบ

                4.1 กลยุทธ์ของธุรกิจ ธุรกิจควรทำการกำหนดกิจกรรมการทำงานของระบบสารสนเทศให้มีความสอดคล้องกับแผนกลยุทธ์ด้านระบบสารสนเทศและแผนกลยุทธ์ของธุรกิจเพื่อสร้างพลังขับเคลื่อนสู่ความสำเร็จ โดยจะแบ่งแยกหน้าที่ความรับผิดชอบของแต่ละงานออกจากกัน และเพิ่มกระบวนการควบคุมและตรวจสอบ

                4.2 เทคโนโลยีสารสนเทศ เช่น การนำรหัสแท่งมาใช้ในงานด้านการบริหารสินค้าคงคลังของธุรกิจ เพื่อผลของการบันทึกข้อมูลทางการบัญชี รวมทั้งมีการปรับยอดคงเหลือของสินค้าซึ่งเป็นไปอย่างอัตโนมัติ ผู้บริหารมีหน้าที่คอยตรวจสอบความเคลื่อนไหวของรายการต่าง ๆ เพื่อควบคุมการดำเนินงานให้เป็นไปตามแผนกลยุทธ์

                4.3 วัฒนธรรมองค์การ เช่น การกระจายอำนาจของการตัดสินใจ การจัดโครงสร้างองค์การให้แบนราบ เป็นต้น

เทคนิคการใช้แผนภาพกระแสข้อมูล

                นิยมนำมาใช้ในการวิเคราะห์ระบบเชิงโครงสร้างเพื่อแสดงทิศทางการส่งผ่านข้อมูลในระบบความสัมพันธ์ระหว่างข้อมูลรับเข้าและข้อมูลส่งออกกับกระบวนการ แต่ไม่สื่อให้เห็นถึงวิธีการประมวลผล โดยใช้สัญลักษณ์สื่อความหมายให้เข้าใจและเขียนในลักษณะรูปภาพหรือแผนภูมิ ถูกใช้เป็นเครื่องมือช่วยงานด้านการติดต่อสื่อสารระหว่างบุคคลที่เกี่ยวข้องกับการพัฒนาระบบ

เทคนิคการใช้แผนภาพกระแสงาน

                นิยมนำมาใช้ในการสื่อสารระหว่างผู้พัฒนาระบบและผู้ใช้ระบบ เพื่อให้มีความเข้าใจตรงกัน อีกทั้งยังใช้แสดงทิศทางของกระแสลานที่เกิดขึ้นภายในระบบ เพื่อนำส่งต่อผู้รับสารสนเทศ ในการเขียนแผนภาพกระแสงาน จะสามารถใช้สัญลักษณ์ และสัญรูปใด ๆ ก็ได้ ซึ่งอาจเขียนในลักษณะของระบบ คือ เริ่มจาก ข้อมูลนำเข้าไปสู่กระบวนการและไปสู่ข้อมูลส่งออก เพื่อง่ายต่อการใช้วิเคราะห์กระแสงานที่เกิดขึ้นภายใน

การจัดการทรัพยากรสารสนเทศ

1. แนวคิด

                ระบบสารสนเทศทีบทบาทสำคัญต่อการดำเนินธุรกิจ ในส่วนของการช่วยลดต้นทุนการดำเนินงานและการเพิ่มขีดความสามารถในการแข่งขันเพื่อช่วยสนับสนุนธุรกิจให้อยู่รอดในอนาคต อีกทั้งยังช่วยเพิ่มคุณค่าของสินค้าและบริการ

2. กระบวนการจัดการ

                2.1 การวางแผน จะต้องสอดคล้องกับแผนกลยุทธ์ขององค์การ

                2.2 การจัดโครงสร้าง อาจอยู่ในรูปแบบของศูนย์คอมพิวเตอร์หรือฝ่ายระบบสารสนเทศ มีการกำหนดตัวผู้บริหารระดับสูงให้ดำรงตำแหน่ง ซีไอโอ เพื่อควบคุมดูแลการทำงานของบุคลากร

                2.3  การจัดลำดับงาน เป็นเป้าหมายของการพัฒนาระบบ มักจะมีความสำคัญแตกต่างกันจึงจำเป็นต้องจัดลำดับก่อน- หลังของระบบ

                2.4 การควบคุม เป็นเป้าหมายของการควบคุมดูแล ประกอบด้วยมาตรฐานของอุปกรณ์ การพัฒนาระบบ การปฏิบัติการ ความมั่นคงของระบบ รวมทั้งการงบประมาณ

                2.5 การสั่งการ ครอบคลุมถึงงานทุกด้านของระบบสารสนเทศ ภายใต้การสั่งการของผู้บริหาร เป็นงานที่ต้องอาศัยประสบการณ์และความสามารถด้านการสื่อสารของผู้บริหาร

                2.6 การรายงาน จัดทำรายงานสรุปเสนอต่อผู้บริหารระดับสูง เพื่อให้ทราบถึงความก้าวหน้าในการปฏิบัติงาน

                2.7 การจัดทำงบประมาณ โดยมีการคาดคะเนค่าใช้จ่าย  เพื่อทำการเสนอของบประมาณค่าใช้จ่ายด้านต่าง ๆ หลังจากนั้น จึงควบคุมค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานให้เป็นไปตามงบประมาณที่ตั้งไว้

 3. การจัดการทรัพยากรฮาร์ดแวร์ 

               เพื่อสามารถบริหารการใช้ทรัพยากรได้อย่างถูกต้อง โดยเฉพาะอุปกรณ์ด้านหน่วยเก็บข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ มีการใช้ระบบงานแบบออนไลน์ เพื่อตอบสนองความต้องการใช้ข้อมูลตลอด 24 ชั่วโมง นอกจากนี้ยังมีการวางแผนเพื่อขยายความจุของระบบ ตลอดจนมีการติดตามแนวโน้มความเปลี่ยนแปลงของเทคโนโลยี

  4. การจัดการทรัพยากรซอฟต์แวร์ 

                รวมถึงซอฟต์แวร์ระบบและซอฟต์แวร์ประยุกต์ ตลอดจนซอฟต์แวร์ของระบบสื่อสาร ผู้บริหารจึงต้องตัดสินใจในการจัดหาและใช้ประโยชน์จากซอฟต์แวร์ เช่น ควรจะใช้วิธีเช่าซอฟต์แวร์หรือพัฒนาซอฟต์แวร์ขึ้นใช้เอง เป็นต้น ปัจจุบัน ผู้ให้บริการด้านซอฟต์แวร์แบบออนไลน์ทั้งบนเครือข่ายอินเทอร์เน็ต และเครือข่ายส่วนตัวที่เรียกว่า เอเอสพี ผลลัพธ์ คือ ระบบสารสนเทศทันสมัยอยู่เสมอ

5. การจัดการทรัพยากรข้อมูล 

               ธุรกิจจะจัดเก็บข้อมูลไว้ในฐานข้อมูลของระบบคอมพิวเตอร์ ซึ่งต้องอาศัยซอฟต์แวร์ระบบจัดการฐานข้อมูล ในส่วนของการจัดเก็บค้นคืนและควบคุมความบูรณภาพของข้อมูล มีการสร้างรูปแบบของฐานข้อมูลหลายมิติ  เพื่อช่วยงานด้านการวิเคราะห์ข้อมูลรูปแบบต่าง ๆ ร่วมกับซอฟต์แวร์ด้านวิเคราะห์ข้อมูลโดยตรงและมักจะนำมาใช้ในด้านงานการตลาด  เพื่อใช้เป็นแหล่งรวบรวมข้อมูลในอดีตและปัจจุบันที่มีประโยชน์ อีกทั้งยังพัฒนาซอฟต์แวร์เหมืองข้อมูล มาใช้งานด้านการวิเคราะห์ข้อมูล

 6. การจัดการทรัพยากรระบบสื่อสารและเครือข่าย 

             ควรคำนึงถึงการเลือกช่องทางการสื่อสารทั้งชนิดใช้สายและไร้สาย รวมทั้งความเร็วในการถ่ายทอดข้อมูล โทโพโลยีของระบบเครือข่าย ขอบเขตการใช้งานของระบบ ปัจจุบันมีผู้ให้บริการะบบเครือข่ายที่เรียกว่า เครือข่ายมูลค่าเพิ่ม โดยบริการให้เช่าเครือข่ายส่วนตัวเพื่อเชื่อมโยงข้อมูลขององค์การกับองค์การอื่น ซึ่งใช้ระบบการสับเปลี่ยนข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์

โครงสร้างหน่วงงานสารสนเทศ

1.หน่วยวิเคราะห์และออกแบบระบบ คือ หน่วยงานที่มีหน้าที่ศึกษา วิเคราะห์ พัฒนาและออกแบบระบบสารสนเทศที่ใช้คอมพิวเตอร์ เพื่อสนองความต้องการของธุรกิจและผู้ใช้สารสนเทศ เพื่อเสนอโครงร่างระบบงานใหม่ที่จะได้รับการพัฒนาขึ้นใช้ในอนาคต

2. หน่วยเขียนชุดคำสั่ง คือ หน่วยงานที่มีหน้าที่นำโครงร่างของการออกแบบระบบงานใหม่ มาพัฒนาชุดคำสั่งเพื่อใช้งานในระบบสารสนเทศ การพัฒนาชุดคำสั่งเพื่อใช้งานในระบบสารสนเทศ แบ่งออกเป็น 2 ประเภท คือ ชุดคำสั่งของระบบละชุดคำสั่งของระบบประยุกต์ บุคลากรในหน่วยงานนี้ คือ โปรแกรมเมอร์และวิศวกรชุดคำสั่ง

                3. หน่วยปฏิบัติการและบริการ คือ หน่วยงานที่มีหน้าที่ควบคุมและจัดการส่วนฮาร์ดแวร์ ตลอดจนอุปกรณ์สนับสนุนให้สามารถทำงานร่วมกันได้ อีกทั้งอำนวยความสะดวกแก่ผู้ใช้ บุคลากรในหน่วยงานนี้ คือ พนักงานควบคุมเครื่อง พนักงานควบคุมเวลาการใช้ระบบ และพนักงานจัดเก็บสื่อและข้อมูล

บุคลากรด้านสารสนเทศ

                1. หัวหน้าพนักงานสารสนเทศ ( Chief Information Officer : CIO) คือ ผู้บริหารระดับสูงขององค์การ มีหน้าที่ควบคุมดูแลงานด้านการบริหารระบบสารสนเทศ และมีหน้าที่รับผิดชอบด้านการวางแผน การกำหนดนโยบาย การควบคุมการปฏิบัติงาน อีกทั้งยังเป็นที่ปรึกษาแก่เจ้าหน้าที่ฝ่ายงานต่าง ๆ

                2. นักวิเคราะห์ระบบ (System Analyst : SA) คือ บุคลากรผู้ทำหน้าที่วิเคราะห์และออกแบบระบบประยุกต์ใช้งานในองค์การ ตลอดจนวางแผนในระยะยาว เพื่อการนำระบบประยุกต์ที่พัฒนาขึ้นมาใช้ภายใต้การทำงานของระบบงานใหม่

             3. ผู้เขียนชุดคำสั่ง (Programmer) คือ บุคลากรผู้ทำหน้าที่เขียนชุดคำสั่ง เพื่อควบคุมงานที่ปฏิบัติในระบบต่าง ๆ สร้างกระบวนการคิดเป็นระบบและขั้นตอน แบ่งออกเป็น 2 กลุ่ม คือ ผู้เขียนชุดคำสั่งของระบบและผู้เขียนชุดคำสั่งประยุกต์งาน

             4. ผู้ควบคุมเครื่องคอมพิวเตอร์ (Computer Operator) คือ บุคลากรผู้ทำหน้าที่ดูแลและควบคุมการทำงานของเครื่องคอมพิวเตอร์และเครือข่าย โดยทำการวิเคราะห์หาสาเหตุและแก้ไขการหยุดชะงักของระบบได้

             5. ผู้จัดตารางเวลา (Scheduler) คือ บุคลากรผ้ทำหน้าที่จัดสรรเวลาใช้เครื่องให้กับงานแต่ละงาน เพื่อให้การใช้เวลาในการประมวลผลข้อมูลเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งจะต้องมีความรู้ความเข้าใจในลักษณะงานและการทำงานด้านการประมวลผลข้อมูล

             6. บรรณารักษ์ (Librarian) คือ บุคลากรผู้ทำหน้าที่เก็บรักษาสื่อบันทึกซึ่งใช้เก็บข้อมูลและชุดคำสั่งระบบงาน มีการจัดทำรายการและดรรชนี เพื่อช่วยในการค้นหาข้อมูลให้เป็นไปอย่างรวดเร็ว

             7. พนักงานบันทึกข้อมูล (Data Entry Operator)  คือ บุคลากรผู้ทำหน้าที่นำข้อมูลจากเอกสารเบื้องต้น มาจัดให้อยู่ในรูปแบบที่ส่วนของเครื่องคอมพิวเตอร์สามารถเข้าใจได้

             สรุป

           การพัฒนาระบบสารสนเทศ  เป็นแนวทางหนึ่งของการได้มาซึ่งระบบสารสนเทศไว้ใช้งานภายในองค์กรธุรกิจ โดยเริ่มต้น ที่สอดคล้องกับกลยุทธ์ธุรกิจ จากนั้น จึงทำการคัดเลือกเทคโนโลยีสารสนเทศที่เหมาะสมและนำมาใช้เพื่อแก้ปัญหาการดำเนินงานทางธุรกิจ สร้างโอกาสทางธุรกิจและดำรงรักษาความได้เปรียบทางการแข่งขันของธุรกิจ จากนั้น จึงทำการพัฒนาระบบขึ้นมาใช้ภายในองค์การ